Därför är det så viktigt hur du uttrycker dig i mail

av RetorikKalle

De senaste dagarna har komikerna Karin Adelsköld och Mårten Andersson bråkat om huruvida kvinnliga komiker drar publik. Bråket började med ett mail. Jag tror inte att det är en slump. Mail är en svår form av kommunikation. En form som inbjuder till missförstånd.

När jag har möte med någon av mina kollegor på jobbet kan jag utgå från hens ord, tonläge och kroppsspråk för att tolka vad hen vill. När jag läser ett mail från hen har jag bara orden att gå på. Risken för missuppfattningar blir då mycket större. Därför är det så viktigt hur vi uttrycker oss i mail.

Vi kan i ett möte med en medmänniska välja att antingen enbart lyssna på vad hen säger och vilket röstläge hen har samt iaktta hens kroppsspråk för att försöka förstå hens avsikter, känsloläge och attityd gentemot oss, eller så kan vi använda dessa sinnesintryck som grund för en reflektion och analys grundad på olika antaganden om varför hen har just denna känsla och attityd, eller varför hen väljer just dessa ord. Det första förhållningssättet kan ses som naivt och det andra som intellektualiserande. Den som har en naiv attityd till sina medmänniskor kan missa undertoner och kontext, medan den som intellektualiserar istället riskerar att övertolka och ge fritt spelrum åt sina förutfattade meningar.

Valet mellan dessa olika förhållningssätt är inte fritt. I situationer där en eller flera typer av stimuli är frånvarande är vi hänvisade till att kompensera genom att komplettera utifrån vår förförståelse och våra erfarenheter. Om jag pratar med någon på telefon kan jag inte se hens ansiktsuttryck. Då får jag istället försöka tolka hens ord och röstläge. Och om jag skickar ett mail behöver jag vara medveten om att mottagaren inte har tillgång till den stödjande information som ett möte ansikte mot ansikte ger. Ibland är detta inget problem. Många av våra jobbmail handlar ju om praktiska saker där det inte finns utrymme för tolkning. Men när man ska avhandla något annat kan risken för missförstånd vara större. Om mail då är enda alternativet gäller det att välja orden med omsorg. Eller så får man förlita sig på emoijs.

Blogg100 - Ett inlägg om dagen i 100 dagar